IA : sept prompts puissants que tout chef de projet doit maîtriser dès maintenant !

Pour gérer efficacement des projets complexes du début à la fin, il faut faire preuve de réflexion stratégique, d’ingéniosité, de clarté dans les objectifs, de sens de l’organisation et d’excellentes compétences en gestion du personnel.

Les outils d’IA générative, tels que les chatbots comme ChatGPT, peuvent vous aider à développer et à rationaliser les processus nécessaires pour mener à bien vos projets dans les délais et le budget impartis.

Comme dans tous les domaines de la vie, cependant, pour obtenir les bonnes réponses, vous devez être capable de poser les bonnes questions.

Des instructions claires, détaillées et bien structurées font toute la différence entre obtenir des réponses génériques et inutiles de l’IA et bénéficier d’une aide personnalisée et pertinente. Voici donc cinq prompts efficaces conçus pour vous aider à relever ce défi.

Assistant de gestion de projet

Il s’agit d’un prompt très simple qui permet de transformer ChatGPT (ou un autre chatbot) en un assistant de gestion de projet personnalisé capable de vous guider dans pratiquement tous vos projets.

Prompt : Agis en tant que conseiller et stratège commercial expert et aide-moi à mener à bien mon projet commercial. Je te donnerai des détails sur ce que j’ai fait et te tiendrai informé de l’avancement du projet. Tu suivras les tâches et les activités, tu me fourniras des plans d’action si nécessaire et tu détailleras les prochaines étapes à suivre lorsque je te le demanderai.

Créer un brief de projet

Le brief de projet (ou charte de projet) permet aux parties prenantes d’avoir rapidement une vue d’ensemble du projet et d’en comprendre les objectifs.

Prompt : Aide-moi à rédiger un brief de projet. Pose-moi des questions, une à la fois, jusqu’à ce que tu disposes de toutes les informations nécessaires pour rédiger un document présentant une vue d’ensemble, les objectifs, la portée, la liste des principales parties prenantes, les livrables clés, les exigences en matière de reporting, le budget et le calendrier. Structure-le de manière convaincante afin de mettre clairement en évidence les avantages qu’il apportera.

Diviser un projet volumineux en tâches gérables

Il est toujours judicieux de diviser les tâches en petites parties. Voici comment utiliser l’IA pour le faire efficacement.

Prompt : Divise ma tâche [insérer la tâche ici] en trois niveaux hiérarchiques. 1) Tâches principales. 2) Sous-tâches. 3) Actions spécifiques que les personnes devront effectuer. Numérote chaque action au format 1.2.3. Pour chaque action de la couche inférieure, indique une estimation de la durée en jours ouvrables, dresse la liste des dépendances ou des obstacles externes, précise le résultat attendu et inclut un plan d’action en une phrase indiquant le rôle responsable, le moment où il intervient par rapport au début du projet et la manière dont le succès sera mesuré. Renvoie les résultats sous forme de texte brut dans cet ordre : d’abord, le plan numéroté, puis un paragraphe concis détaillant chaque action de niveau inférieur, et enfin une liste à puces des principaux risques associés à chaque action.

Créer un modèle de tableau Kanban

Au lieu de passer du temps à réfléchir à la structure de votre tableau de gestion de projet, laissez l’IA le faire pour vous.

Prompt : Agis en tant que chef de projet expérimenté dans [votre secteur d’activité]. Notre projet consiste à [votre projet]. Crée un modèle de tableau Kanban comprenant un espace pour suivre toutes les informations pertinentes dont nous avons besoin pour planifier et évaluer nos progrès. Exporte le modèle de tableau dans un format tableau facile à lire. Demande-moi ensuite si des modifications sont nécessaires ou si des champs doivent être ajoutés au modèle.

Communication avec les parties prenantes

Cela permettra de créer un e-mail personnalisé à l’intention des personnes ou des groupes intéressés par le projet afin de les tenir informés des décisions stratégiques et des développements.

Prompt : Rédige un mail destiné à un public composé de [insérer les parties prenantes] expliquant l’impact de [décision/développement]. Concentre-toi sur la communication des informations essentielles (quoi, pourquoi et quand) dans un ton positif et professionnel.

Rapports narratifs automatisés des sprints

Téléchargez les données de votre outil de gestion de projet (par exemple, Jira) vers ChatGPT sous forme de fichier CSV (en veillant à ne partager aucune information confidentielle ou contraire aux politiques de l’organisation).

Prompt : À l’aide des données du projet exportées ci-jointes, rédige un rapport Markdown comprenant les sections suivantes : 1) Indicateurs instantanés. 2) Narration (environ 150 mots expliquant ce qui s’est passé et pourquoi). 3) Principales causes (trois obstacles numérotés accompagnés d’une brève explication). 4) Leçons à tirer et actions pour le prochain sprint (liste à puces). Crée également un plan de présentation, avec un titre qui communique le message clé et trois points à aborder. Communique clairement le récit dans un langage concis, formaté de manière à être facile à lire et à comprendre (par exemple, en gras pour les libellés des indicateurs).

Communication avec les parties prenantes

Rédigez instantanément des mises à jour personnalisées pour toute personne intéressée par l’avancement du projet.

Prompt : Rédige un mail concis à [nom ou fonction de la partie prenante] au sujet de [sujet de la mise à jour]. Commence par une phrase qui énonce clairement l’objectif, puis présente les faits essentiels (quoi, pourquoi, comment, où, quand, qui). Indique clairement un ou deux avantages ou impacts directs pour cette partie prenante, le cas échéant, et termine en l’invitant à nous contacter directement pour obtenir des précisions ou des informations complémentaires. Adopte un ton direct et professionnel, utilise un langage simple et rédige ton message sous forme de mail prêt à être copié, collé et envoyé.

Ces mails rempliront tous leur fonction, mais leur véritable objectif est d’initier les débutants à l’ingénierie des modèles. S’ils ne correspondent pas exactement à vos besoins, vous devriez pouvoir les adapter facilement à vos propres exigences ou les utiliser comme base pour rédiger vos propres modèles. La gestion de projet n’est qu’un des domaines parmi tant d’autres où l’ingénierie des modèles est en train de devenir un outil précieux, grâce à sa capacité à nous rendre plus productifs et plus efficaces.

Une contribution de Bernard Marr pour Forbes US, traduite par Flora Lucas